tietosuojaseloste

Päivitetty 15.6.2023

Rekisterinpitäjä

Huittisten vapaaseurakunta
Y-tunnus: 0682311-2
Risto Rytinkatu 32, 32700 Huittinen

Yleistä

Huittisten vapaaseurakunta on paikallisseurakunta, joka toimii Suomen Vapaakirkon alaisuudessa ja jonka ylläpitämää jäsenrekisteriä Huittisten vapaaseurakunta käyttää. Lue Huittisten vapaaseurakunnan seloste henkilötietojen käsittelystä tästä linkistä (päivitetty 31.5.2023)

Olemme sitoutuneet käyttämään jäsentemme, työntekijöidemme, luottamushenkilöidemme ja asiakkaidemme, joihin nähden olemme rekisterinpitäjä, henkilötietoja vastuullisesti, tietosuoja huomioiden.

Mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietoja?

Keräämme tietoja jäsenrekisteriin (varsinaiset ja perhejäsenet), sekä yhteydenpitoon toiminnassa mukana oleville tai siitä kiinnostuneille. Lisäksi seuraamme yleisellä tasolla tilastoja toimintamme kehittämiseksi. Esim. kotisivujen käyntitietoja (evästeet) käytetään toiminnan ja mainonnan kehittämiseen ja suunnitteluun. Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojaselosteen ja lainsäädännön mukaisesti.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Antamiesi tietojen perusteella saatamme kerätä:

  1. yhteystietojasi (kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero ja osoite),
  2. henkilökohtaisia tietoja (kuten sukupuoli, syntymäaika, allergiat, siviilisääty),
  3. perhetietoja (kuten hääpäivä ja perheenjäsenet),
  4. osallistumistietoja (kuten tiimit, pienryhmät, vapaaehtoistehtävät ja viestintä),
  5. tietoa uutiskirjetilauksista,
  6. tietoa pääsyoikeuksista,
  7. palveluiden käyttötietoja (kuten kirjoitetut viestit, projektit ja asetukset)

Miten keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä, henkilöltä itseltään, sekä edustajaltasi tai muilta yhteisiltä kolmansilta osapuolilta.

Käsittelemme tietojasi joko suostumuksellasi, sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi tai muun oikeutetun edun nojalla. Nämä edut eivät kuitenkaan saa olla sellaisia, jotka menevät sinun etujesi, oikeuksiesi tai vapauksiesi edelle.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät seurakunnan vanhimmisto, työntekijät, sekä taloudenhoidosta ja jäsenrekisteristä vastaavat henkilöt. Eri toimintamuotoihin liittyvissä tilanteissa henkilötietoja (esim. allergiat, leirille osallistujat) käsittelevät myös toiminnassa mukana olevat vapaaehtoiset tehtäviään suorittaessaan.

Osa henkilötietojen käsittelystä on ulkoistettu kolmansien osapuolten tietojärjestelmille, joita ovat esimerkiksi henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Tällöin huolehdimme, että henkilötietojesi luottamuksellisuus säilyy ja näiden tietojärjestelmien tietoturva on asianmukaisesti hoidettu.

Tietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille muissa tapauksissa kuin sopimusvelvoitteiden tai oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttämiseksi tai toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä.

Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle?

Tietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos henkilötietojesi käsittelyyn käytetään tietojärjestelmiä, jotka sijaitsevat tämän alueen ulkopuolella, pidämme huolta, että valituilla toimijoilla on siihen lainsäädännön velvoittamat turvallisuusvaatimukset.

Miten lasten henkilötietoja tai muuta erityistä henkilötietoa käsitellään?

Rekisteri sisältää perhejäseninä olevien alle 16-vuotiaiden lasten tietoja. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjä huolehtii kohtuullisista toimenpiteistä vanhempien suostumuksen tai hyväksynnän varmistamiseksi. Tiedon käyttäjiä velvoittaa vaitiolovelvollisuus.

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoihin pääsyä rajoitetaan eritasoisin käyttöoikeuksin.

Riskien minimoiminen

Paperien arkistointi: Tulosteiden käyttö on minimoitu. Tulosteet, joissa on henkilötietoja säilytetään kassakaapissa ja tuhotaan paperisilppurissa. Yhdistyksen hallitukseen tai henkilöstöön kuuluvia henkilöitä sekä vapaaehtoisia tehtäviään suorittavia henkilöitä on informoitu hyvistä tietoturvan käytänteistä.

Tietovuodot: Rekisterinpitäjän mahdollisuudet vaikuttaa siihen, kuinka hyvin rekisterien käyttäjät huolehtivat tietoturvantasosta, rajoittuvat hyvien käytäntöjen neuvomiseen. Erilaisten tapahtumien johtajien käyttöoikeus oman tapahtumansa henkilötietoihin päättyy tapahtuman päättyessä.

Teknisen laitteen varastaminen: Huolehditaan tietokoneiden suojaamisesta salasanoilla. Tietoja ei säilytetä laitteilla tarpeettomasti.

Käytetäänkö verkkosivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme sivustolla evästeitä kehittääksemme toimintaamme ja taataksemme sivuston toimivuuden. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteellesi. Saamme evästeiden avulla nimetöntä tietoa siitä, miten käytät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää saamaamme tietoa palveluiden ja sivuston kehittämiseen, käytön analysoimiseen.

Voit estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista, sekä sivuston evästeasetuksista. Tällöin sivusto ei välttämättä toimi toivotulla tavalla.

Mitkä ovat oikeuteni ja mahdollisuuteni vaikuttaa henkilötietoihini?

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää niiden korjaamista tai poistamista. Edellä mainituissa tilanteissa, ota yhteyttä vanhimmiston puheenjohtajaan (yhteystiedot kotisivuilla). Vastaamme tietopyyntöihin kuukauden kuluessa ja ilmoitamme Sinulle, mikäli emme pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus.